Sistema de Notas Fiscais e Reembolso de Despesas

O que é

O Sistema de Notas Fiscais e Reembolso de Despesas é para empresas com equipes em campo e viagens controlarem notas fiscais, relatórios de despesas, adiantamentos e reembolsos em um só lugar. O colaborador lança a despesa pelo celular com a foto da nota, o gestor e o financeiro aprovam em filas separadas e o painel mostra o que aguarda aprovação, o que falta pagar, o gasto do mês por centro de custo e o que está fora da política. Vem com dados de exemplo do Grupo Ventura Logística Ltda., uma empresa fictícia.

Para quem é

• Empresas de médio porte com equipes comerciais, de operação ou de frota que viajam e atendem clientes.
• Colaboradores que precisam lançar despesas e anexar notas fiscais rapidamente pelo celular.
• Gestores que aprovam os relatórios de despesas da sua equipe.
• Equipes financeiras que conferem a política de despesas, pagam reembolsos e controlam adiantamentos.
• Diretores que acompanham o gasto por colaborador, centro de custo e categoria.

O que você consegue fazer

• Lançar uma despesa em Minhas despesas com foto ou PDF da nota, valor, data, categoria, estabelecimento, número da nota e descrição.
• Agrupar despesas soltas em um relatório de despesas e acompanhar a etapa atual, de Rascunho até Pago.
• Aprovar, devolver para ajuste ou rejeitar relatórios com motivo obrigatório nas filas do gestor e do financeiro, glosando itens um a um.
• Ver itens acima do limite da política ou sem nota destacados, com a justificativa do colaborador.
• Controlar adiantamentos de viagem com saldo, relatório vinculado, valor a devolver e prestação de contas atrasada.
• Registrar o pagamento de um ou vários relatórios do mesmo colaborador por Pix, transferência ou folha de pagamento e imprimir ou salvar o recibo em PDF.
• Acompanhar no Painel o valor aguardando aprovação, a pagar, pago no mês, gasto do mês contra o orçamento, fora da política e adiantamentos em aberto.
• Analisar o gasto por colaborador, centro de custo e categoria, o percentual fora da política, o tempo médio de aprovação e de pagamento e os principais estabelecimentos.

Funcionalidades do App

Como funciona

Em Configurações, cadastre a empresa e os prazos, os colaboradores com perfil e gestor, os centros de custo com orçamento, as categorias com limites e os estabelecimentos. O colaborador lança as despesas com a foto da nota e cria o relatório de despesas em Rascunho.

Ao enviar, o relatório vai para o gestor, que aprova, devolve para ajuste ou rejeita com motivo. Ninguém aprova o próprio relatório. Depois da aprovação do gestor, o financeiro confere e aprova ou rejeita, glosando os itens que precisar.

Em Pagamentos, o financeiro registra o pagamento e o relatório passa para Pago, já descontando o adiantamento usado. Cada decisão cria um registro de aprovação e fica no Histórico.

Como começar a usar este template

1. 1
   Clique em Usar App

   Crie sua conta no Jestor e instale o Sistema de Notas Fiscais e Reembolso de Despesas. Ele funciona no computador e no celular.

2. 2
   Configure a empresa

   Cadastre colaboradores com perfil e gestor, centros de custo com orçamento, categorias com limites e os estabelecimentos.

3. 3
   Lance as despesas

   O colaborador registra cada despesa com a foto da nota e agrupa as despesas soltas em um relatório.

4. 4
   Envie para aprovação

   O gestor e o financeiro aprovam em filas separadas, e o pagamento desconta o adiantamento. Para qualquer outra mudança, é só pedir para a IA do Jestor.

Integrações e adaptações

Funciona no navegador do computador e do celular. No celular há uma barra inferior com Painel, Minhas despesas, um botão para nova despesa, Aprovações e Mais, e o anexo abre a câmera. O modo escuro acompanha o tema do Jestor, os valores são em reais e as datas ficam no formato dia, mês e ano. A leitura da nota poderia ser automática, mas neste exemplo é manual: a foto ou o PDF fica anexado e os dados são preenchidos pela equipe. Os pagamentos também são registrados no sistema, sem envio ao banco. Alguns exemplos do que dá para adaptar sem programação:

• Ajustar categorias, limites, centros de custo, orçamentos e prazos.
• Definir os perfis Administrador, Financeiro, Gestor e Colaborador e o que cada um vê.
• Incluir novos campos nas despesas, nos relatórios e nos adiantamentos.
• Mudar os destinatários e os avisos das filas de aprovação.

E isso é só o começo: você pode editar qualquer parte deste template e ir muito além, só pedindo para a IA do Jestor. Descreva o que precisa, como um novo campo, uma automação, um relatório ou uma integração, e a IA cria ou ajusta para você, sem programação.

Perguntas frequentes